Säkra interna rutiner och ett enhetligt ritningsarkiv tillgängliggör tillgången till ritningar i organisationen så att alla får koll på ytor och utrymmen.

Signalisten, Solna stad

Bristfällig kontroll på utrymmen och sitt analoga och digitala ritningsarkiv plus bristfälliga rutiner för överlämning mellan projekt och förvaltning hos Signalisten, Solna stads allmännyttiga bostadsstiftelse som äger mer än 3900 lägenheter och nästan 200 verksamhetslokaler i fastigheter runt om i Solna, gjorde att man kunde identifiera ett flertal förbättringsmöjligheter för att kunna arbeta mer effektivt.

 

Bristen på kontroll kunde bland annat visa sig vid renovering av fastigheter då man ställt krav att arkitekter och konsulter skulle leverera ritningar i pappers- och digitalt format.

-Vid leveransen sattes pappersritningar in i pärmar och USB-stickan med de digitala ritningarna hamnade oftast i någons byrålåda. Detta vad förstås inte hållbart eftersom det var svårt att hålla koll på ritningarna och veta vilken som var den senaste ritningen, menar Kennet Blixt, inköpsansvarig och projektledare för att skapa bättre ordning och rutiner för hur Signalisten ska hantera alla sina ritningar.

Exempel på vilken verksamhetsnytta man kan få när man som Signalisten modellerar ritningar för att få koll på ytor och utrymmen. Här får man en tydlig översikt över antalet WC och duschar på ett plan samt total area.

Ett gemensamt digitalt arkiv
Signalisten tog i samråd med Symetri ett antal beslut; företagets egna digitala ritningsarkiv med dwg-filer lades ner och flyttades över till Symetris digitala arkiv där man både kan arkivera och titta på ritningar. Samtliga pappersritningar gjordes digitala via skanning, vissa kvalitetsförbättrades, för att sedan läggas in i det nya digitala arkivet. En CAD-manual för konsulter och arkitekter skapades där man tydligt anger hur, var och i vilket format ritningar och modeller ska levereras och man gjorde interna rutiner för hur man tar hand om allt material som produceras i projekt och satte upp en projektportal där samtliga projekt som levereras till Signalisten tas emot.

Få koll på ytor och utrymmen
Dessutom påbörjades ett projekt med att modellera ritningarna dvs lägga in ytor och objekt i ritningsmodellen.

-Tidigare hade vi dålig koll på våra ytor och utrymmen och ingen visste exakt hur många kvm ytor vi hade. Men i och med modelleringen får vi koll på detta vilket vi kommer att ha stor nytta av vid upphandling och avrop av tjänster som t ex hyregäststyrt lägenhetsunderhåll (HLU) och städning genom att grafiskt kunna presentera detta. Dessutom blir det ett rejält lyft när att all information är sökbar och tillgänglig i systemen, påpekar Kennet Blixt.

Ytterligare information som Signalisten har valt föra på på sina utrymmen är areaklasser (BOA, BIA och ÖVA inkl. separation av LOA enl. Signalistens interna regler) samt placering och utbredning av skyddsrum och uthyrbara lokaler och förråd.

Lärdommar så här långt?
-Ta hjälp av en partner som har all den kunskap som man själv inte besitter. I vårt fall valde vi Symetri som partner, både som rådgivande och verkställande, något vi är mycket nöjda med, säger Kennet Blixt.

Nästa steg hos Signalisten är att göra klart objektifieringsprojektet, sätta upp interna rutiner för hur man arbetar i och mellan projekt och inte minst utbilda all personal så att de kan använda alla företagets stödsystem.

Med all information sökbar och tillgänglig är det lätt att grafiskt presentera det man önskar på t ex en handenhet.